При построении графика данных или разработке электронной таблицы вы, скорее всего, обратитесь к Microsoft Excel или Google Sheets, не рассматривая приложение Numbers от Apple. Вы не одиноки — многие пользователи Mac предпочитают эти приложения версии от Apple.
Но не стоит игнорировать возможности Numbers, которые могут предложить схожие функции с Excel или Sheets. Вот пять расширенных функций электронных таблиц, которые предоставляет приложение Numbers от Apple.
1 Условное форматирование
Условное форматирование в Numbers позволяет изменять внешний вид ячейки на основе определенных критериев, в первую очередь, изменяя ее цвет, чтобы выделить ключевые данные. Эта функция помогает быстро идентифицировать важную информацию без ручного сканирования каждой ячейки, чтобы определить, что соответствует критериям, а что нет.
Чтобы применить условное форматирование, выберите ячейки, которые вы хотите изменить, щелкните значок «Формат» (кисть) в правом верхнем углу, перейдите в категорию «Ячейка» и щелкните «Условное выделение…» в нижней части параметров. Это позволит вам задать правила для выбранных ячеек.
Numbers предоставляет различные варианты правил, включая условия на основе чисел, дат, текста, продолжительности или даже значения ячейки. Не позволяйте пяти основным категориям ввести вас в заблуждение — каждая из них содержит многочисленные шаблоны правил, которые подойдут под ваши нужды. Вы можете выбрать предустановленные условия, такие как «больше», «текст не является» или другие конкретные критерии.
После выбора правила введите критерии, которым должна соответствовать ячейка, например пороговое значение числа или определенное слово. Затем выберите, как будет выглядеть ячейка при выполнении условия, используя список предустановленных параметров форматирования.
Для дальнейшей настройки Numbers позволяет вам создавать визуальные элементы ячеек с нуля, а не полагаться на предустановленные параметры. Вы можете выбрать определенные цвета текста и заливки ячеек или настроить элементы форматирования, такие как полужирный шрифт, курсив, подчеркивание или эффекты зачеркивания, в зависимости от желаемого визуального стиля.
Хотя к различным выборам ячеек можно применять несколько правил, на одну ячейку может влиять только одно правило за раз. Если новое правило конфликтует с существующим, исходное правило имеет приоритет до тех пор, пока оно не будет удалено. Кроме того, различные выборки будут отображать только назначенные им правила. Например, выбор одной строки или столбца покажет его уникальные правила, в то время как другой раздел электронной таблицы покажет другой набор.
Условное форматирование — мощный инструмент для эффективной организации и анализа данных. Благодаря удобному дизайну и настраиваемым параметрам он повышает производительность, мгновенно выделяя важную информацию.
2 Форматирование данных
Форматирование данных в Numbers обеспечивает единообразное и точное представление информации, улучшая читаемость и сокращая количество ошибок в расчетах и анализе данных. Оно также позволяет осуществлять бесшовное преобразование между форматами в групповых настройках.
Чтобы применить форматирование данных, выберите ячейки, которые вы изменяете, затем нажмите «Формат» (значок кисти) в правом верхнем углу. В меню выберите «Ячейка», затем нажмите раскрывающееся меню под «Формат данных».
Убедитесь, что вы выбрали подходящий вариант на основе типа данных. Например, если данные представляют собой суммы расходов, выбор «Валюта» отформатирует их правильно, тогда как выбор «Дата и время» будет неточным.
Изменение формата числа на другую числовую категорию приведет к преобразованию, но результат не всегда может быть подходящим. Например, преобразование сумм покупки в проценты применит изменение, но значения могут отображаться не так, как предполагалось.
Форматирование данных позволяет вам легко преобразовывать существующую информацию в нужный формат. Независимо от того, регулируете ли вы размещение десятичных знаков, меняете ли форматы дат или преобразуете десятичные знаки в проценты, оно обеспечивает плавный способ изменения данных по отдельности или в пакетном режиме, улучшая читаемость и понимание.
3. Проверка данных
Проверка данных — это функция, которая позволяет вам контролировать тип данных, вводимых в ячейку. Устанавливая правила для допустимого ввода, вы можете повысить точность, предотвратить ошибки и поддерживать согласованность в ваших электронных таблицах.
В Numbers можно настроить несколько типов инструментов проверки данных. К ним относятся диапазон чисел, который гарантирует, что число попадает в определенный диапазон; длина текста, которая ограничивает количество введенных символов; раскрывающийся список, который позволяет пользователям выбирать из предопределенного списка вариантов; и диапазон дат, который гарантирует, что введенная дата попадает в указанный диапазон. Кроме того, вы можете создавать собственные формулы для составления более сложных правил.
Чтобы использовать проверку данных, выберите ячейки, к которым вы хотите применить правила, а затем нажмите «Формат» (значок кисти) в правом верхнем углу экрана. Затем нажмите опцию «Ячейка» и выберите раскрывающееся меню под «Формат данных».
Этот инструмент удобен для ввода повторяющейся информации в разные ячейки. Например, он идеально подходит для учителей, вводящих оценки, поскольку предоставляет раскрывающееся меню для выбора подходящей оценки для каждого ученика. Проверка данных также полезна для людей, вводящих коды продуктов и номера, гарантируя, что они вводят ровно десять символов — не больше и не меньше.
4 сводные таблицы
Сводные таблицы в Numbers предлагают простой и интуитивно понятный способ суммирования, группировки и анализа больших наборов данных без сложных формул. Эти интерактивные и настраиваемые функции обеспечивают быстрое понимание ключевых показателей, позволяя экспериментировать с различными представлениями, фильтровать данные и изучать детали для более полного анализа.
Хотя сводные таблицы широко используются в Microsoft Excel, многие могут не знать, что их можно использовать и в Apple Numbers. Удивительно, но базовая функциональность в обоих приложениях довольно схожа.
Чтобы создать сводную таблицу в Numbers, выберите данные, которые вы хотите проанализировать, и перейдите к опции «Организовать» на панели инструментов приложения. Выберите «Создать сводную таблицу» в раскрывающемся меню и выберите, следует ли добавить ее на текущий лист или создать новую. После выбора темы вы можете переупорядочить и изучить данные из различных представлений сводной таблицы.
Хотя сводные таблицы могут показаться пугающими поначалу, они становятся проще, как только вы понимаете, как они работают. Для начала перетащите данные, которые вы хотите проанализировать, из поля «Поля» в одно из трех назначенных полей: Столбцы, Строки или Значения.
Столбцы и строки организуют данные в отдельные категории, а поле «Значения» отображает сумму на основе данных, которые вы перетаскиваете в соответствующий столбец или строку. Например, если в вашей таблице указаны имена учеников, оценки и учителя, вы можете использовать сводную таблицу, чтобы узнать, сколько учеников по имени «Джон» учатся в пятом классе.
Сводные таблицы упрощают анализ больших наборов данных, позволяя вам быстро собирать необходимую информацию без нескольких шагов. Они обеспечивают краткую организацию и обобщение данных, помогая вам выявлять закономерности и идеи с минимальными усилиями и временем.
5 интерактивных графиков
Наличие цифр и букв в таблице может показаться скучным, но вы можете превратить это в визуально привлекательный и увлекательный опыт с интерактивными графиками. С помощью нескольких нажатий на клавиатуре и щелчков мыши вы можете превратить свои таблицы в динамические визуализации.
Чтобы создать интерактивный график, выберите диапазон данных в таблице, нажмите кнопку «Диаграмма» на панели инструментов, а затем перейдите на вкладку «Интерактив». Оказавшись там, выберите тип диаграммы из предложенных вариантов, например столбчатую диаграмму или точечную диаграмму, и выберите соответствующую цветовую схему.
После выбора диаграммы она появится рядом с данными. Вы можете использовать ползунки внизу для фильтрации или навигации по различным категориям данных. По мере перемещения ползунка график плавно переходит в новую форму, избегая резких скачков, что упрощает анализ данных по разным категориям или временным диапазонам.
Если вы предпочитаете кнопки вместо ползунка, вы можете изменить эти настройки в параметрах диаграммы. Вы также можете настроить способ представления данных непосредственно из этих настроек.
Кроме того, если вы планируете использовать график для слайд-шоу, вы можете скопировать и вставить интерактивную диаграмму в Keynote, чтобы наглядно продемонстрировать ее. Это отлично подходит для выделения различий в факторах детализации при презентации клиентам.
Интерактивные графики — это то, что вам нужно, если вы хотите, чтобы ваши данные в электронных таблицах выделялись больше при представлении. Они обеспечивают другое визуальное представление тех же данных, облегчая их усвоение и понимание.
Реалистично, Numbers — не первое приложение, которое приходит на ум большинству людей при создании электронных таблиц. Тем не менее, это по-прежнему отличный инструмент для работы.
Numbers — отличный выбор, если вы работаете в экосистеме Apple и хотите удобное приложение для работы с электронными таблицами. Хотя поиск некоторых функций может занять некоторое время, усилия того стоят.
