В Microsoft Excel вы можете навсегда скрыть столбцы, содержащие данные, которые вам не нужно показывать. Однако группировка столбцов часто является лучшим способом достижения того же результата, особенно если вы имеете дело с большими наборами данных или ищете способы сделать свою электронную таблицу более гибкой.
В этом руководстве показано, как группировать и разгруппировывать столбцы в Excel, но вы также можете использовать тот же метод для группировки и разгруппировки строк.
Почему группировка лучше, чем прятаться
Прежде чем показать вам, как создавать группы столбцов в Excel, позвольте мне объяснить многочисленные преимущества использования этого метода по сравнению со скрытием и отображением столбцов.
Во-первых, когда вы скрываете столбцы в Excel (щелкнув правой кнопкой мыши по соответствующему столбцу или столбцам и нажав «Скрыть»), вы или другие легко можете забыть, что электронная таблица содержит скрытые данные. Хотя заголовки столбцов дают вам тонкое напоминание о том, что определенные столбцы скрыты, это ненадежный способ отслеживать макет вашей электронной таблицы, поскольку можно полностью удалить заголовки столбцов из электронной таблицы.
Во-вторых, разворачивать и сворачивать сгруппированные столбцы гораздо быстрее и проще, чем скрывать и отображать столбцы с помощью контекстного меню. Таким образом, группировка столбцов не только помогает ускорить рабочий процесс Excel и улучшить организацию вашей электронной таблицы, но и использование этого метода также делает электронную таблицу более удобной для пользователя, если у других есть к ней доступ.
Третий бонус группировки столбцов в Excel заключается в том, что вы также можете создавать подгруппы, чего нельзя сделать при скрытии столбцов. В результате группировка столбцов добавляет гибкости вашей таблице, позволяя вам показывать или скрывать различные уровни данных одним щелчком мыши.
Отказ от ответственности: Скрытие столбцов может быть лучшим вариантом, чем группировка столбцов в некоторых очень специфических случаях. Например, предположим, что у вас есть вычислительный столбец, единственное назначение которого — позволить другим столбцам отображать правильные данные, и который никогда не понадобится видеть. В этом случае вы можете скрыть этот столбец из вида, щелкнув правой кнопкой мыши заголовок столбца и выбрав «Скрыть».
Как сгруппировать столбцы в Excel
Группировка столбцов в Excel представляет собой простой процесс, состоящий всего из нескольких шагов.
В этом примере у вас есть ежемесячные итоги продаж по десяти магазинам и годовой итог в конце.
Чтобы проанализировать годовые данные и сделать электронную таблицу более удобной для чтения, вам нужно свернуть столбцы B–Q, оставив на виду только номер магазина в столбце A и годовой итог в столбце R. Для этого выберите столбцы B–Q, щелкнув заголовок столбца B и перетащив выделение на столбец Q.
В Excel можно группировать только те столбцы, которые находятся рядом друг с другом. Несмежные столбцы группировать нельзя.
Теперь на вкладке «Данные» на ленте выберите «Контур», затем щелкните верхнюю половину кнопки «Группа». Если вы работаете на более широком экране, кнопка «Группа» будет нажиматься без необходимости предварительного нажатия «Контур».
Если вы предпочитаете использовать сочетания клавиш Excel, после выбора соответствующих столбцов нажмите Alt+Shift+Стрелка вправо.
Обратите внимание, что над этими столбцами отображаются линия и знак минус (-), указывающие на то, что они сгруппированы.
При нажатии на знак «минус» эти столбцы будут временно скрыты, а знак «минус» превратится в знак «плюс» (+), нажав на который, вы сможете снова развернуть эти столбцы.
Как создать подгруппы в Excel
Теперь, когда вы создали группу на весь год, вашей следующей целью является создание подгрупп на каждый квартал.
Ключ к достижению этого — убедиться, что каждая подгруппа отделена либо пустым столбцом, либо итоговым столбцом. Действительно, если вы попытаетесь создать группы или подгруппы непосредственно рядом друг с другом, Excel будет рассматривать их как одну непрерывную группу.
В этом примере общие столбцы E, I, M и Q будут выступать в качестве барьера между каждой подгруппой, то есть мы можем создать подгруппы для столбцов B–D, F–H, J–L и N–P.
Чтобы создать первую подгруппу для Q1, выберите столбцы B–D и нажмите Структура > Группа на вкладке Данные на ленте.
Теперь Excel добавил дополнительную линию индикатора группировки и символ «минус» над этой подгруппой.
Повторяйте этот процесс для оставшихся кварталов, пока все подгруппы не получат свою собственную линию-индикатор и знак минус.
Нажмите четыре знака минус, чтобы свернуть каждую квартальную подгруппу, оставив видимыми только общие столбцы. Затем нажмите знаки плюс, чтобы снова развернуть их.
Числовые кнопки слева от линий индикатора отображают количество уровней группировки, примененных к вашим данным. Вы можете нажимать на них, чтобы быстро переключаться между различными представлениями группировки.
При нажатии на номер самого высокого уровня отображаются все сгруппированные данные, а при нажатии на номер самого низкого уровня данные сжимаются до самой сжатой группы, которую вы создали.
Другими словами, если вы нажмете на уровень «3», вы увидите общий итог (уровень 1), квартальные итоги (уровень 2) и все данные, которые влияют на эти итоги (уровень 3).
Щелкните по номеру уровня «2», чтобы свернуть все подгруппы, оставив видимыми только общие итоги (уровень 1) и квартальные итоги (уровень 2).
Наконец, при нажатии на уровень «1» остаются видны только общие итоги.
Таким образом, помимо нажатия на знаки «плюс» и «минус», чтобы развернуть или свернуть отдельные группы, вы можете нажать на номера уровней, чтобы развернуть или свернуть все группы, которые попадают на каждый уровень одновременно.
Excel также имеет возможность автоматически вставлять группы, определяя столбцы, содержащие формулы, которые вычисляют промежуточные итоги в ваших данных. Чтобы активировать эту функцию и посмотреть, работает ли она для ваших данных (в зависимости от того, как они расположены), на вкладке «Данные» на ленте нажмите «Структура», затем выберите раскрывающийся список «Группа» и нажмите «Автоматическая структура».
Как разгруппировать столбцы в Excel
Чтобы вернуть столбцы в исходное состояние или оставить определенные данные видимыми при сворачивании других групп, можно воспользоваться кнопкой Excel «Разгруппировать».
Сначала выберите сгруппированные столбцы, которые вы хотите разгруппировать (на любом уровне). Затем нажмите «Разгруппировать» в раскрывающемся меню «Структура» вкладки «Данные» на ленте.
Либо после выбора сгруппированных столбцов нажмите Alt+Shift+Стрелка влево.
На скриншоте ниже я разгруппировал данные за Q4, так как эти цифры показывают самую последнюю статистику в таблице. В результате, даже несмотря на то, что сворачивание группировки до уровня 2 скрывает данные за первые три квартала, цифры за Q4 остаются видимыми.
Чтобы удалить все группировки столбцов (и строк) в электронной таблице, на вкладке «Данные» нажмите «Структура» > «Разгруппировать» > «Очистить структуру».
Если вы удалите некоторые столбцы внутри группы, оставшиеся столбцы в этой группе останутся сгруппированными вместе. Однако, если вы удалите ВСЕ столбцы внутри группы, то эта группа исчезнет полностью.
Группировка столбцов — это всего лишь один из способов сделать вашу электронную таблицу более удобной для чтения. Например, вы можете закрепить строки и столбцы заголовков в электронных таблицах с большими объемами данных, визуализировать статистику в виде диаграммы или использовать примечания к ячейкам, чтобы избежать слишком большого количества текста на вашем листе.