Инструмент автозамены Microsoft Word экономит вам много времени, исправляя распространенные опечатки и ошибки правописания, например, превращая «achieving» в «achieving». Удобно, что он также преобразует сокращенные ключи в символы, например, (c) в ©. Наряду с параметрами по умолчанию вы также можете добавлять свои собственные записи.
Зачем добавлять пользовательские записи автозамены?
Возможность добавлять пользовательские записи автозамены означает, что вы можете по-настоящему персонализировать свой опыт работы с Microsoft Word и сэкономить еще больше времени. Вот несколько примеров различных способов, которыми я использую автозамену для повышения эффективности набора текста:
- Исправление привычек: Когда я печатаю слова, заканчивающиеся на «ind» или «ine», например, find или refine, мой мозг запрограммирован на ввод «ing». Поэтому я добавил некоторые из наиболее распространенных слов, заканчивающихся на эти строки букв, в свой список автозамены, чтобы избавить себя от необходимости исправлять их вручную.
- Расширяемые аббревиатуры: Поскольку создаваемые мной документы часто содержат фразу «How-To Geek», я добавил запись автозамены, которая преобразует HTG в полное название бренда.
- Вставка фрагментов текста: При наборе писем я часто заканчиваю предложением: «С нетерпением жду вашего ответа». Вместо того, чтобы каждый раз печатать это вручную, у меня есть запись автозамены, которая преобразует «letterend» в полное предложение.
Как добавить записи автозамены
Добавление записей в список автозамены — простой процесс.
Сначала нажмите «Файл» в верхнем левом углу окна Word, а затем нажмите «Параметры». Либо, чтобы сэкономить время, используйте сочетание клавиш Microsoft Word Alt > F > T.
Закрыто
Затем нажмите «Проверка» в левом меню окна «Параметры Word».
Далее нажмите «Параметры автозамены».
Теперь откройте вкладку «Автозамена», чтобы увидеть список автозамены по умолчанию в нижней части диалогового окна. Над этим списком вы можете увидеть два пустых текстовых поля:
- Заменить: Здесь вам нужно добавить триггер автозамены, например, распространенную опечатку, аббревиатуру или фразу, которая будет преобразована в длинную текстовую строку.
- С: Здесь вставьте то, что должно появляться каждый раз при вводе указанного выше триггера в документе Word.
После ввода каждой записи нажимайте «Добавить».
Прежде чем закрыть диалоговое окно Автозамены, убедитесь, что установлен флажок «Заменять текст по мере ввода». В противном случае Автозамена не будет работать так, как ожидается.
Добавив все записи, дважды нажмите «ОК», чтобы закрыть диалоговые окна «Автозамена» и «Параметры Word».
Теперь в документе Word введите одну из записей, которые вы добавили в поле «Заменить» на предыдущем шаге, и нажмите пробел, Tab или Enter. В моем случае «HTG» автоматически меняется на «How-To Geek».
Чтобы удалить запись автозамены, вернитесь на вкладку «Автозамена» диалогового окна «Параметры автозамены», выберите запись и нажмите «Удалить».
Бонусный совет: форматирование записей автозамены
При организации записей автозамены вы можете пойти на шаг дальше, добавив форматированный текст в список. Это избавит вас от необходимости форматировать текст вручную каждый раз.
Для этого сначала введите и отформатируйте текст замены (другими словами, текст, который войдет в поле With в диалоговом окне AutoCorrect) на холсте документа Word. В моем примере, каждый раз, когда я печатаю «HTG», я хочу, чтобы слова «How-To Geek» были выделены жирным шрифтом.
Затем выделите текст, стараясь не выделить дополнительные пробелы до или после слов, и нажмите Ctrl+C.
Теперь нажмите Alt > F > T, чтобы открыть диалоговое окно «Параметры Word», и нажмите «Правописание» в меню слева.
Далее нажмите «Параметры автозамены».
Вы заметите, что скопированный вами текст уже добавлен в поле «С» на вкладке «Автозамена» диалогового окна.
Затем отметьте переключатель «Форматированный текст», чтобы текст в поле «С» принял только что примененное вами форматирование. Затем добавьте триггер в поле «Заменить», выберите «Добавить» и нажмите «ОК».
С этого момента каждый раз, когда вы вводите триггер и нажимаете пробел, Tab или Enter, Word автоматически исправит текст в соответствии с вашим форматированием.
Форматирование, которое вы применяете, не обязательно должно быть жирным. Например, вы можете применить цвет или выделение, или заставить Word подчеркнуть или выделить ваш текст курсивом.
Что следует учитывать при использовании автозамены
Прежде чем продолжить и добавить записи в список автозамены, вот несколько последних моментов, на которые следует обратить внимание:
- Автозамена чувствительна к регистру. Другими словами, если я добавлю запись, которая преобразует «HTG» в «How-To Geek», Word автоматически исправит «htg», если я не добавлю его как отдельную запись.
- Если после того, как Word обработает автоматическое исправление, вы поймете, что хотите отменить конкретное изменение и вернуться к тому, что набрали, просто нажмите Ctrl+Z.
- Список автозамены связан с вашей учетной записью Microsoft, а это значит, что (при условии, что вы вошли в систему и активировали функцию автосохранения) любые изменения, которые вы вносите в список в Word, повлияют на другие программы, использующие автозамену, например Excel, PowerPoint и OneNote.
- Чтобы избежать конфликтов с реальными словами, используйте другие символы для запуска записи автозамены. Например, если вы хотите, чтобы Word превратил «swat» в «Special Weapons And Tactics», поскольку «swat» также является самостоятельным словом, вы можете использовать «;swat» в качестве триггера сокращенной записи.
Использование инструмента автозамены — не единственный способ ускорить работу в Microsoft Word. Например, вы можете настроить панель быстрого доступа, использовать инструмент программы «Найти и заменить» или изменить регистр букв, не удаляя свою работу.
