Предварительное планирование теперь экономит время в дальнейшем.
Как человек, который ежедневно работает с Microsoft Word, я следую определенному распорядку, прежде чем набирать первые слова. Это означает, что я могу избежать внесения крупных изменений в дальнейшем, а также гарантирует, что мой документ будет представлен профессионально. Даже если вы используете Word лишь изредка, я рекомендую вам делать то же самое.
Мой распорядок дня предназначен для настольного приложения Microsoft Word, которое вы можете загрузить как подписчик Microsoft 365. Некоторые шаги недоступны в бесплатной веб-версии программы.
Назовите и сохраните документ
<п>Как только я открываю Microsoft Word, первое, что я делаю, это присваиваю имя документу и сохраняю его. Да, если вы вошли в OneDrive на своем компьютере, ваша работа будет автоматически синхронизироваться с облаком по ходу работы, но эта функция не активируется, пока вы не сохраните свою работу вручную в первый раз. Как вы можете видеть на скриншоте ниже, документ не имеет имени, а автосохранение отключено, а это означает, что если мой компьютер выйдет из строя, я потеряю свою работу.
Самый быстрый способ сделать это — нажать F12 на клавиатуре, после чего появится окно «Сохранить как». Оттуда я могу дать своему документу подходящее имя, сохранить его в соответствующей папке, а затем продолжить работу, зная, что мой документ находится в надежной резервной копии в OneDrive, если что-нибудь произойдет.
Определить стили
<п>Часто возникает соблазн сразу погрузиться в документ и ввести первые несколько слов, но я считаю, что этот шаг имеет решающее значение для обеспечения правильного и последовательного представления и редактирования моей работы. Например, какой шрифт я хочу использовать для основного текста? Какие типы заголовков я буду использовать? С каким языком редактора мне нужен Microsoft Word? Эти вопросы—среди прочих& ;мдаш;надо ответить, прежде чем я напишу свое первое слово.
В группе «Стили» на вкладке «Главная» я выполняю эти настройки.
<п>Как вы можете видеть на этом снимке экрана, я установил свой обычный основной текст в Times New Roman размером 12, свой первый заголовок размером 14 и полужирным, свой второй заголовок размером 12 и полужирным, и свой третий заголовок размером 12 и курсивом. Это означает, что в любое время, когда я хочу добавить новый заголовок в свой документ Word, я могу быстро щелкнуть соответствующий стиль, а не запоминать форматирование с предыдущего раза, когда я набирал заголовок.
Чтобы изменить стиль, щелкните правой кнопкой мыши один из доступных вариантов и выберите «Изменить».
<п>
Затем в диалоговом окне «Изменить стиль» нажмите «Форматировать». для доступа к различным настройкам выбранного вами стиля, включая шрифт, язык и абзацы.
По умолчанию Word автоматически рекомендует часто используемые стили, пока вы не настроите их в соответствии со своими потребностями. Например, я знаю, что мне не понадобится четвертый стиль заголовка, поэтому я оставил его без изменений. Если вы хотите, чтобы ваша группа стилей была красивой и аккуратной, щелкните правой кнопкой мыши те, которые, как вы знаете, вы не будете использовать, и выберите «Удалить из галереи стилей».
<п>Поначалу это может показаться утомительным процессом, но после того, как вы проделаете это первые пару раз, он станет вашей второй натурой, и вы оцените время, которое он сэкономит при создании вашего документ.
Проверить настройки автозамены
Хотя мне нравится инструмент автозамены Word, он может стать кошмаром, если его настройки не адаптированы к моему личному опыту набора текста. Например, я часто ввожу списки в абзацах, используя (a), (b), (c) и т. д., но автозамена Word'#39;#39;#39;s распознает (c) как попытку вставить © символ и автоматически меняет его. С другой стороны, у меня есть привычка набирать "etc." вместо того, чтобы использовать более формальный способ выразить, что в список включены и другие объекты, я заставил Word изменить это на "и другие" чтобы избежать необходимости каждый раз менять это вручную. <п>Чтобы проверить настройки автозамены и другие изменения, которые Word вносит по умолчанию, нажмите «Файл». в верхнем левом углу и выберите "Параметры" который находится внизу меню, которое появляется слева. Затем в окне «Параметры Word» нажмите «Правописание». а затем «Параметры автозамены».
Перейдите в нижнюю половину диалогового окна, где вы можете добавлять или удалять определенные изменения, которые вы хотите, чтобы Word вносил по мере ввода. Также стоит просмотреть другие вкладки, чтобы убедиться, что все остальное так, как вы хотите.
Добавление пользовательских значков на панель быстрого доступа
<п>Приложения Microsoft 365 имеют панель быстрого доступа (QAT), а это именно то, что вы ожидаете от нее: панель инструментов, на которой вы можете выполнять действия одним щелчком мыши, независимо от того, на какой вкладке. на ленточке у вас открыта. Их настройка до того, как я начну печатать в Word, экономит мне много времени, поскольку мне не нужно просматривать множество вкладок и меню Word, чтобы найти действие, которое я хочу выполнить.
Если вы не видите QAT, щелкните правой кнопкой мыши значок "Домой" на ленте и нажмите «Показать панель быстрого доступа».
В моем случае я добавил значки «Сохранить», «Многоуровневый список» и «Показать/Скрыть» (¶) в свой QAT, так как знаю, что буду часто ими пользоваться.
Вы также могли заметить две зеленые кнопки в моем QAT — при нажатии на них все прямые апострофы и кавычки превращаются в фигурные, так как мне часто отправляются документы, содержащие несоответствующее форматирование знаков препинания, и я добавил их с помощью построителя макросов Word.
<п>Чтобы настроить то, что вы видите в QAT, нажмите "Файл" в верхнем левом углу окна Word и выберите «Параметры». Затем в окне «Параметры Word» нажмите «Панель быстрого доступа». Чтобы упростить поиск команды, которую вы хотите добавить в QAT, щелкните стрелку раскрывающегося списка под надписью «Выбрать команды из».
<п>Найдя нужную команду, нажмите "Добавить" а затем нажмите «ОК». когда ты закончишь.
Если вы вошли в свою учетную запись Microsoft OneDrive на своем компьютере, добавляемые вами значки QAT будут отображаться каждый раз, когда вы открываете документ Word.
Сохранить настройку как шаблон
В зависимости от типа работы, которую я выполняю в Microsoft Word, я иногда останавливаюсь здесь и сохраняю настройку в виде шаблона. Например, если я создаю документ для одного из своих клиентов и знаю, что мне придется снова использовать те же стили и макеты в будущем, я могу избежать необходимости проходить через описанное выше. обрабатывать каждый раз.
<п>Чтобы сохранить настройки в виде шаблона, нажмите F12 и в диалоговом окне «Сохранить как» измените параметр «Тип сохранения как» на «Шаблон Word».
<п>Чтобы использовать шаблон в будущем, откройте Word, нажмите «Создать». а затем откройте "Личные" вкладка, на которой вы увидите все созданные и сохраненные вами шаблоны.
Отрегулируйте масштаб
Теперь, когда мой документ готов к отправке, последнее, что я делаю, это настраиваю масштаб. Это помогает мне работать более комфортно, так как это означает, что мне не приходится выгибать спину или шею, чтобы четче видеть экран, и я не напрягаю глаза из-за слишком мелкого текста.
Вы можете перетащить ползунок масштабирования влево или вправо, нажать значки "+" или "-" на любом конце ползунка масштабирования или, если вы используете мышь с колесом прокрутки, удерживайте клавишу Ctrl и прокручивайте вверх или вниз.
< img decoding="async" class="aligncenter" src="/wp-content/uploads/2024/06/ec07bc994f26028455e671432584292e.png" alt="Я делаю эти 6 вещей, прежде чем приступить к работе над Word" />< /п>
Пока вы думаете о том, как лучше всего использовать Microsoft Word, есть некоторые функции, которые сделают вашу работу максимально профессиональной.