Несколько небольших изменений в том, как вы создаете документ, будут иметь большое значение.
п>
Когда я учился на специалиста по производству документов для юридических фирм, я понял, что за эти годы я приобрел плохие привычки к Microsoft Word. То, что я узнал, изменило мое использование этой мощной программы. Вот самые важные вещи, которых следует избегать в начале работы. п>
Нажатие Enter для создания пробелов между абзацами
Когда вы закончите абзац, нажмите Enter, чтобы перейти к следующей строке и начать следующий абзац. Однако иногда вы можете заметить, что между абзацами нет пробелов, а это означает, что трудно увидеть, где заканчивается один и начинается следующий. п>
У вас может возникнуть соблазн снова нажать Enter, чтобы создать дополнительное пространство, но это может привести к проблемам с форматированием. Например, если вы сделаете это в конце страницы, первая строка следующей страницы может не быть выровнена по краю верхнего поля, как вы ожидаете, то есть ваш текст начинается в разных местах на каждой странице. Кроме того, если вы увеличите размер шрифта по всему документу, созданное вами двойное пространство может стать слишком большим и выглядеть неопрятно. п>
В Microsoft Word есть простая в использовании настройка, которая поможет вам создать неуловимое пустое пространство между абзацами. Однако сначала вам может оказаться полезным увидеть whyабзацы не делают этого автоматически, когда вы нажимаете Enter один раз. Выберите один из абзацев и нажмите кнопку в правом нижнем углу группы «Абзац» на вкладке «Главная».
В открывшемся диалоговом окне «Абзац» просмотрите раздел «Интервал». Если между абзацами нет пробелов, это происходит потому, что либо для параметров «До» и «После» установлено значение 0 pt, либо установлен флажок «Не добавлять пробелы между абзацами одного стиля». п>
стр>
Однако важно, чтобы вы пока не меняли эти настройки. Если вы это сделаете, внесенные вами изменения будут применяться только к выбранному вами абзацу, и это скорее краткосрочное решение. Вместо этого нажмите «Отмена». чтобы закрыть диалоговое окно «Абзац». п>
Чтобы исправить все абзацы одновременно, вам необходимо изменить стиль абзаца. Щелкните один раз любой из введенных вами абзацев и нажмите Ctrl+Shift+S, чтобы открыть окно «Применить стили». Затем нажмите «Изменить». п>
После этого вы увидите диалоговое окно «Изменить стиль». Нажмите кнопку «Форматировать». раскрывающийся список в левом нижнем углу этого диалогового окна и выберите «Абзац».
Откроется то же диалоговое окно «Абзац», что и раньше, но на этот раз вы вносите изменения во все абзацы в этом стиле. п>
Мне нравится, чтобы интервал между абзацами соответствовал размеру шрифта, который я использую, так как это выглядит наиболее профессионально. Итак, поскольку я использую шрифт размером 12 пт, я изменю интервал после на 12 пт. Также убедитесь, что флажок внизу снят. Наконец, нажмите «ОК». в обоих диалоговых окнах.
стр>
Если всем вашим абзацам был присвоен один и тот же стиль, вы теперь увидите, что все они хорошо разделены, и это останется так, независимо от того, где они находятся в вашем документе. Любые дополнительные абзацы, которые вы добавляете, также будут автоматически иметь ту же структуру.
Если оставшиеся абзацы не меняются, сначала убедитесь, что они все имеют одинаковый стиль в группе «Стиль» на вкладке «Главная».
Выделение заголовков полужирным шрифтом вручную
Теперь, когда ваши абзацы хорошо разнесены, вы можете захотеть добавить заголовок.
стр>
Возможно, вы привыкли выделять текст и нажимать Ctrl+B, чтобы сделать заголовок жирным, но это может привести к неприятным несоответствиям и проблемам с форматированием. Вместо этого вам нужно использовать группу «Стили» на вкладке «Главная» на ленте. п>
Поместив курсор в любое место заголовка, выберите стиль заголовка, который соответствует вашему документу. В моем случае я выберу заголовок 1.
Это дает несколько преимуществ:
Стили заголовков Word автоматически связывают ваш заголовок с последующим текстом, а это означает, что ваш заголовок никогда не будет отделяться от первого абзаца этого раздела. Это здорово, потому что это означает, что вы не получите заголовок в конце одной страницы и соответствующий текст в начале следующей. ли>
Использование более одного шрифта (и неправильного шрифта!)
Проработав много лет над профессиональными документами Word для юридических фирм и школ, я усвоил одну вещь: наличие более одного шрифта мгновенно снижает доверие к документу. Ключевое слово в этой статье — последовательность, и никогда это не бывает более актуальным, чем при выборе шрифта. Да, вы можете использовать разные размеры шрифта для разных заголовков, выделять жирным и курсивом некоторые важные слова или менять цвет шрифта, но все это должно быть сделано с одним и тем же базовым шрифтом.
В вашем распоряжении пять типов шрифтов:
Шрифты
Serif — это традиционные шрифты газетных заголовков с небольшими штрихами на концах строк букв, например Times New Roman или Georgia. . Хотя эти типы шрифтов выглядят профессионально, благотворительные организации предполагают, что некоторые нейроразнообразные люди могут обнаружить, что они создают проблемы, поскольку кажутся более перегруженными.
Шрифты
Sans serif не имеют таких расширений на концах букв и обычно считаются более доступными. Примеры включают Aptos и Calibri.
Script шрифты, такие как Brush Script MT и Lucida Рукописный шрифт— копирует почерк и лучше всего подходит для цифровых подписей или стилизованных документов, таких как приглашения.
Шрифты
Моноширинные—гарнитура по умолчанию для редакторов кода—делает все буквы одинаковой ширины и может использоваться для копирования традиционной пишущей машинки. шрифты. Вот как выглядят Courier New и пишущая машинка Lucida Sans. п>
Наконец, Дисплейсильный>Гарнитуры используются для текста, который следует использовать на больших дисплеях, и могут быть любыми из вышеперечисленных (в зависимости от предпочтений машинистки). Однако если вы хотите использовать отображаемый шрифт, вы, вероятно, используете неправильную программу Microsoft — Publisher и PowerPoint, вероятно, будут для вас более полезными! п>
Нажатие Enter для перехода на новую страницу
Это простой способ: не нажимайте повторно Enter, чтобы перейти к следующей странице документа. Это может иметь катастрофические последствия, если вы впоследствии добавите больше текста на более ранние страницы, поскольку множество добавленных вами пробелов может оказаться в середине страницы между двумя абзацами. п>
Нажмите значок «Показать/Скрыть» (¶) на вкладке «Главная», чтобы увидеть, где расположены маркеры абзаца и нумерации страниц. п>
Вместо этого на вкладке «Вставка» на ленте нажмите «Разрывы» и выберите нужный тип разрыва.
Использование клавиши пробела для отступа абзацев
Если вы хотите сделать отступ в первой строке каждого абзаца, не используйте клавишу пробела, так как это, несомненно, приведет к неравномерному отступу.
Фактически, многие профессиональные гиды по стилю в настоящее время склонны настаивать на том, чтобы вы не't вообще намеревайтесь писать первые строки—этот макет становится все более устаревшим. п>
Если вы do хотите сделать отступ в первой строке, вам потребуется изменить стиль абзаца в группе «Стили». на вкладке «Главная» (для этого щелкните стиль правой кнопкой мыши). п>
После нажатия кнопки "Абзац" в раскрывающемся меню «Формат» окна «Изменить стиль» перейдите к «Специальные параметры» раздела «Отступ». Там измените раскрывающийся список «Специальные» на «Первая линия». и введите желаемое расстояние отступа. п>
После нажатия кнопки "ОК" вы увидите, что первая строка всех абзацев в этом стиле имеет одинаковый отступ. п>
Добавление WordArt и изображений с низким разрешением
Я удивлен, что Word предлагает WordArt (ранее ClipArt) в качестве опции, поскольку на выбор так много шрифтов, особенно если вы являетесь подписчиком Microsoft 365. Использование WordArt в документе мгновенно снижает профессионализм вашей работы и может вызвать проблемы с форматированием из-за того, как он может реагировать на окружение текстом. Если вам нужен красивый и аккуратный документ Word, вообще избегайте использования WordArt, но если вы должны использовать его, делайте это экономно. п>
Точно так же, если вам нужно добавить изображение, убедитесь, что оно имеет разрешение не менее 300 пикселей на дюйм (ppi), поскольку любое меньшее значение может выглядеть размытым и снизить достоверность вашей работы. Вы также можете изменить разрешение по умолчанию в настройках Word. Нажмите «Файл» > Параметры > Передовой. В разделе «Размер и качество изображения» этого окна измените разрешение по умолчанию на «300 ppi». или "Высокая точность" и нажмите «ОК».
Выбор самого высокого качества означает, что изображения не будут сжиматься, если они не превысят размер холста документа. п>
Изменение разрешения изображения по умолчанию на High Fidelity может привести к тому, что ваш документ Word будет обрабатываться намного медленнее при добавлении изображений – проблема, которая может существенно повлиять на компьютеры с низким объемом памяти. п>
Легко разработать неверные методы работы в любом из приложений Microsoft, тем более, что изначально к ним нужно долго привыкать. Microsoft PowerPoint является прекрасным примером этого, поэтому обязательно ознакомьтесь с моими советами, чтобы не допускать подобных ошибок в своих слайд-шоу. п>
