Документ Word, в котором трудно ориентироваться, практически бесполезен, даже если он полон потрясающего контента. Вот почему вам следует потратить некоторое время, чтобы убедиться, что люди (включая вас!) могут легко ориентироваться в вашей работе, не теряя терпения. Вот как вы можете это сделать.
Всякий раз, когда вы форматируете или редактируете файл Word, нажмите Ctrl+Shift+8, чтобы включить непечатаемые символы (и используйте то же сочетание клавиш, чтобы снова скрыть их). Это значительно упростит просмотр макета документа.
1 Добавить разрывы страниц и разделов
Один из способов сделать документ Word более удобным для навигации — разбить различные части вашей работы на четко определенные разделы. Это означает, что когда заканчивается одна глава, обычно остается свободное место перед началом следующей.
В Microsoft Word существует два типа разрывов: разрывы страниц и разрывы разделов:
- Добавление разрыва страницы начинает новую страницу, даже если вы не обязательно достигли конца предыдущей. Это полезно, если, например, у вас есть библиография в конце документа, которую вы хотите четко отделить от предыдущих страниц.
- Как и при добавлении разрыва страницы, добавление разрыва раздела следующей страницы завершает текущий раздел и перемещает курсор (и любой текст после него) на следующую страницу. Разница между ними в том, что вы можете применять разные макеты страниц и номера к разным разделам, тогда как с разрывами страниц это невозможно.
Чтобы добавить один из этих разрывов, перейдите на вкладку «Макет» на ленте и нажмите «Разрывы». Хотя доступны и другие типы разрывов, разрывы страниц и разрывы разделов следующей страницы являются лучшими вариантами для разбиения документа Word, что упрощает навигацию по нему.
2. Используйте стили заголовков
Одним из способов навигации по хорошо структурированному документу Word является использование панели навигации, которую можно активировать, установив флажок «Панель навигации» на вкладке «Вид» на ленте.
Когда вы это сделаете, вы увидите, что он отображается и позволяет вам одним щелчком мыши переходить между различными заголовками, добавленными вами в документ Word, избавляя вас от необходимости терпеть утомительную бесконечную прокрутку.
В результате использование инструмента «Стиль заголовка» в Word значительно упрощает навигацию по документу Word, что особенно полезно, если в нем много страниц.
Чтобы получить доступ к Галерее стилей, откройте вкладку «Главная» на ленте. Если вы уже использовали стили в документе Word, они будут здесь отображаться. Если нет, вы увидите стили Word по умолчанию, некоторые из которых являются стилями заголовков.
Затем, чтобы применить стиль заголовка к заголовку в документе, поместите курсор в любом месте этого заголовка и щелкните соответствующий стиль заголовка. Заголовок 1 предназначен для заголовков уровня 1, таких как названия глав, а каждый последующий заголовок является подуровнем ниже, обычно используемым для подзаголовков внутри глав.
Теперь текст, который вы только что переделали, отображается как заголовок в навигационной панели, как страница с содержанием в учебнике. Удобно, что вы можете щелкнуть эти заголовки, чтобы перейти к другим разделам в любое время. Фактически, весь текст, назначенный заголовкам 2, 3, 4 и т. д., также отображается в навигационной панели.
Чтобы переформатировать стиль заголовка, щелкните правой кнопкой мыши соответствующий стиль в Галерее стилей и нажмите «Изменить». Затем нажмите раскрывающуюся кнопку «Формат» в нижней части диалогового окна, чтобы выбрать элементы заголовка, которые вы хотите настроить.
3 Вставьте номера страниц
Независимо от того, печатаете ли вы письмо, научную диссертацию или протоколы еженедельного офисного совещания, добавление номеров страниц в ваш документ Word — это верный способ сделать навигацию по нему намного проще. Более того, номера страниц становятся особенно полезными, когда вы добавляете таблицу содержания, и мы рассмотрим это более подробно в ближайшее время.
Если ваш документ Word состоит из одного непрерывного раздела, добавление непрерывных номеров страниц не составит труда. Однако, если вы хотите использовать разную нумерацию страниц в разных разделах, нужно выполнить больше шагов.
Добавление номеров страниц в односекционный документ
Чтобы добавить номера страниц в документ Microsoft Word, который не разделен более чем на один раздел, нажмите «Номера страниц» на вкладке «Вставка» на ленте и наведите указатель мыши на вариант, который лучше всего подходит для того места на страницах, где вы хотите, чтобы они отображались.
Затем выберите стиль номера страницы из предложенных вариантов.
Теперь каждая существующая страница, как и все новые добавленные вами страницы, будет использовать добавленный вами стиль нумерации страниц.
Прежде чем вы уйдете из области, где находится номер вашей страницы, вы можете активировать несколько дополнительных опций.
Во-первых, если вы не хотите, чтобы первая страница была пронумерована, нажмите «Другая первая страница» на вкладке «Верхний и нижний колонтитулы».
Затем, если эта опция отмечена, если вы хотите, чтобы нумерация на второй странице начиналась с 1, нажмите «Номер страницы», затем «Формат номеров страниц».
Теперь в диалоговом окне установите флажок «Начать с» и измените число на «0».
Пока открыто это диалоговое окно, вы можете изменить тип отображаемого числа, щелкнув стрелку раскрывающегося списка рядом с «Формат числа».
Добавление номеров страниц в многосекционный документ
Если в вашем документе Word имеется более одного раздела, вы можете использовать разные номера страниц или форматы для каждого из них. Например, вы можете использовать римские цифры (i, ii, iii и т. д.) для номеров страниц введения и арабские цифры (1, 2, 3 и т. д.) для основного текста.
Чтобы добавить разрыв раздела, который отделяет основную часть от введения, поместите курсор в конец введения и нажмите «Разрывы» на вкладке «Макет» на ленте. Затем нажмите «Следующая страница».
Теперь между двумя частями вашего документа есть резкий разрыв.
Дважды щелкните нижний колонтитул раздела 2 (основной текст) и щелкните «Ссылка на предыдущий» на вкладке «Верхний и нижний колонтитулы», чтобы снять выделение. Это сообщит Word, что вы хотите, чтобы номера страниц основного текста в нижнем колонтитуле были отделены от номеров страниц введения.
Затем, не снимая нижних колонтитулов документа, поместите курсор в нижний колонтитул Раздела 1 (введение) и нажмите Номер страницы > Нижняя часть страницы, чтобы выбрать стиль.
Далее нажмите Номер страницы > Формат номеров страниц и в диалоговом окне измените поле Формат номера на «i, ii, iii» (римские цифры), например. Затем нажмите «ОК».
Наконец, поместите курсор в нижний колонтитул Раздела 2 и выполните те же действия, но на этот раз оставьте Формат чисел «1, 2, 3…»
Если вы хотите, чтобы нумерация страниц Раздела 2 началась заново со страницы 1, измените параметр «Начать с» в диалоговом окне «Номер страницы» на «1».
Теперь в разных разделах документа Word используются разные системы нумерации страниц, что значительно упрощает различие между ними.
4. Создайте оглавление
Независимо от длины вашего документа, добавление таблицы содержания помогает направить читателя именно туда, где ему нужно быть. Помимо преимуществ навигации, таблицы содержания также можно легко обновлять, чтобы отражать любые изменения нумерации страниц, которые вы вносите.
По умолчанию Word создает таблицы содержания, используя первые три встроенных стиля заголовков (см. предыдущий раздел для получения дополнительной информации о стилях заголовков). Поэтому, прежде чем создавать таблицу содержания, примените стили заголовков к заголовкам в документе, выбрав соответствующий текст и нажав «Заголовок 1», «Заголовок 2» и т. д. в Галерее стилей.
Добавление номеров страниц в документ облегчит чтение оглавления. Инструкции о том, как это сделать, см. в разделе выше.
Теперь, чтобы добавить оглавление, поместите курсор в нужное место и нажмите «Оглавление» на вкладке «Ссылки» на ленте.
Далее выберите одну из трех встроенных таблиц содержания. Единственное различие между Automatic Table 1 и Automatic Table 2 — это их заголовки, которые называются «Contents» и «Table Of Contents» соответственно.
В примере ниже я выбрал «Автоматическую таблицу 1». Это автоматически включает заголовки в трех использованных мной стилях заголовков, при этом каждый уровень имеет отступ, чтобы показать его относительную иерархию.
С другой стороны, нажмите «Custom Table Of Contents» в раскрывающемся меню, если вы хотите, чтобы ваше оглавление было глубже, чем три верхних стиля заголовков, или если вы хотите настроить его вид на странице. Эта опция также дает вам возможность добавлять гиперссылки в ваше оглавление, делая его еще более полезным.
Выбирайте «Ручную таблицу» только в том случае, если вы хотите внести более тонкие изменения в оглавление, например, сократить названия глав. В целом, я бы не рекомендовал использовать ручное оглавление, так как оно не изменится автоматически, если вы позже добавите в документ больше разделов или подразделов.
Чтобы обновить таблицу содержания (например, если номера страниц изменились из-за добавления нового контента), щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите «Обновить поле».
Помимо использования оглавления для облегчения работы с документом Word, если у вас есть диаграммы и иллюстрации, вы также можете добавить таблицу рисунков.
5. Добавить закладки и гиперссылки
Microsoft Word позволяет добавлять в документ гиперссылки, нажимая на которые можно переходить к другим областям того же файла.
Первый шаг — добавить закладки, куда вас перенаправят гиперссылки, когда вы их скоро добавите. Например, у вас может быть важный абзац, на который вы хотите ссылаться по всему документу. В этом случае поместите курсор в начало этого абзаца и на вкладке «Вставка» на ленте нажмите «Закладка». Либо нажмите Ctrl+Shift+F5.
Затем дайте закладке имя и нажмите «Добавить».
Теперь выделите текст в другом месте документа, который будет связан с этой закладкой, щелкните правой кнопкой мыши по выделенному тексту и нажмите «Ссылка». Либо, если вы предпочитаете использовать сочетания клавиш Microsoft Word, нажмите Ctrl+K.
Затем в диалоговом окне «Вставить гиперссылку» нажмите «Поместить в этот документ», выберите соответствующую закладку и нажмите «ОК».
Теперь выбранный вами текст будет гиперссылкой на созданную вами закладку, на что укажет изменение цвета текста и его подчеркивание. Чтобы проверить эту ссылку, нажмите Ctrl и щелкните по ней.
Повторите этот процесс, чтобы добавить гиперссылки на неограниченное количество закладок в документе Word.
Помимо того, чтобы сделать свою работу удобной для навигации, стоит предпринять шаги по структурированию и организации вашего документа Word, например, добавить неразрывные пробелы, включить автоматическую расстановку переносов и разместить заголовки рядом с последующим текстом.
